اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون هنر انجام خودکار فرآیند است. اتوماسیون اداری به معنی استفاده از تکنیک و نرم افزار برای انجام فرآیندهای اداری با کمترین درگیری نیروی انسانی است. دلایل زیادی برای استفاده از بهترین نرم افزار اداری وجود دارد که از جمله آنها می توان به بالا بردن بهره وری نیروی انسانی و صرفه جویی در زمان و هزینه اشاره کرد.
نرم افزارهای نسل جدید شرکت پایا افزار بدون نیاز به نصب و بدون محدودیت سیستم عامل و بر روی هرگونه سخت افزاری (کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت و غیره) در فضای وب قابل اجرا می‌باشند.نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار یکی از به‌روزترین راهکارهای ارائه شده در زمینه راه‌اندازی سیستم‌های مکاتبات اداری به شمار می‌آید.
این نرم افزار با رویکرد کاربری ساده و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان و مکان و با استفاده از تکنیک‌های روز دنیا طراحی و پیاده‌سازی شده است. نرم افزار فوق دارای زیر سیستم‌های فرم‌ساز (Form Generator) و گردش کار (Work Flow) با امکان بومی‌سازی در هر سازمان میباشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری به معنای نرم افزاریست که بر روی سیستم های اداری نصب میشود و در روند کاری و انتقال اطلاعات بین کارکنان،جابجایی مستندات،پردازش داده ها و ذخیره سازی اطلاعات ورودی کاربرد دارد.این نرم افزارها میتوانند اطلاعات را تولید،تغییر و بین کاربران به اشتراک بگذارند و اطلاعات را بین سازمان های مختلف نیز جابجا کنند.
سیستم های اتوماسیون اداری در واقع میتواند تمامی مستندات الکترونیکی را تحت پوشش قرار دهد و نقش مهمی در روند کارهای سازمانی ایفا کنند.
در جهان امروز نرم افزارهای اتوماسیون اداری تنها برای جابجایی و نگهداری مستندات استفاده نمیشوند و در واقع کاربرد گستره تری پیدا کرده اند و میتوانند داده های شنیداری،تصویری،نوشتاری را به بهترین نحو ممکن پردازش کنند،همچنین تعیین کردن وقت جلسات، مدیریت برنامه های کاری پرسنل و مدیران از جمله کارهاییست که این نرم افزارها قادر به انجامشان هستند.
ویژگی های این نرم افزار
1.برای هر نرم افزاری فارغ از حیطه ی تخصصی کاری و وظایفی که باید انجام بدهند یک اصل را باید برای تهیه و برنامه ریزی آنها بطور دقیق رعایت کرد و این اصل سادگی در عین کاربردی بودن است .سادگی استفاده از نرم افزار و پیچیده نبودن یادگیری آن باعث میشود افراد سازمان تمایل بیشتری برای استفاده از آن داشته باشند و به این صورت نباشد که استفاده از این ابزار را یک کار وقت گیر تلقی کنند؛بلکه با اشتیاق هرچه تمام تر با علم به اینکه این نرم افزار میتواند کمک به سزایی به آنها بکند و کارهایشان را راحت تر کند نگاه کنند.
2.این نرم افزارها باید بتوانند برای دسترسی بیشتر بر روی شبکه های وب و همه ی مرورگر ها بدون هیچ خطایی کار کنند و پاسخگوی نیاز افراد سازمان در هر موقعیت و شرایط مکانی باشند.
3.این نرم افزارها باید قابلیت یکپارچه شدن و هماهنگ شدن با دیگر برنامه ها و نرم افزارها را داشته باشند چراکه این مسئله باعث ایجاد چالش های زیادی حین کار میشود و کارمندان را در شرایط نابسامانی قرار میدهد
4.نرم افزار اتوماسیون اداری در عین اینکه در یک کلیت سازمانی نقش ایفا میکند باید بتواند فضای محرمانه و خصوصی هم برای کاربرانش ایجاد کند،باید بتوانیم با استفاده از آن پیام های محرمانه برای افراد بفرستیم و این پیام ها بدون هیچ گونه قابلیت ردیابی و دانلود باشند.
5.این نرم افزار باید دارای ویژگی گزارش گیری هوشمند باشد. به این صورت که گزارشی از عملکرد سیستم های مختلف ارائه دهد. از نامه های الکترونیکی ارسال شده و فرستاده شده تا تعداد نامه های ثبت شده و موارد ارجاع داده شده را بتواند به یک گزارش تبدیل کند و به صورت مستمر و در تاریخ های مشخص شده در ماه آن را برای کارمندان بفرستد.
6.باید سیستم بتواند داده ها را به هنگام انتقال و جابجایی کم حجم کند چرا که یکی از معضلات سازمانی حجم زیاد داده ها و مشکل انتقال آنها میباشد که اگر تکنیک کم حجم کردن اجرا شود 80 درصد از پهنای باند کمتری استفاده میشود
7.نرم افزار اتوماسیون اداری باید بتواند به راحتی کارهای انجام شده ی افراد برای جابجایی پست ها و مسئولیت ها را نیز انجام دهد. گاهی در پست های سازمانی عناوین شغلی و جایگاهی تغییر میکند و با روند سابق پیش نمیرود و نیاز است در نرم افزار نیز بتوان به راحتی تفویض پست های افراد را انجام داد به دور از اینکه سیستم ارور بدهد و خطا ایجاد شود این جابجایی شکل گیرد.
8.بی هیچ شکی نیاز داریم بتوانیم نرم افزار را بر روی گوشی خود نصب کنیم و در هر زمان و مکانی به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشیم. پس به یک اپلیکشین در نسخه های ios و android نیاز داریم که همیشه در دسترس ما باشد.
9.نرم افزار باید بتواند با یک سرچ سریع full text به ما عبارت خواسته شده را نشان دهد و برای رفع خطاهای احتمالی و یا پیدا کردن سریع تر فایل ها،ابزاری بسیار کلیدی محسوب میشود.
10.امکان مشاهده ی خلاصه ی ساعت های کاری و افزایش یا کاهش حقوق را داشته باشد،امکان انتخاب اضافه کاری و یا شیفت های کاری مربوطه را نیز دارا باشد و بتواند گردش حساب کاربری افراد را به طور دقیق نشان دهد.
نرم افزار اتوماسیون مالی و اداری
امروزه با پیشرفت تکنولوژی برای انجام کارهای سازمانی و امورات درون ادارات و سازمان ها دیگر نمیتوانیم از سیستم های دستی و کاغذنویسی استفاده کنیم. ما به سمتی در حرکت هستیم که نیازمند سرعت ، دقت، بررسی های با جزئیات و داشتن آمارهای تحلیلی و آنالیز هستیم. کارهای که با سیستم دستی و کاغذنویسی امکان انجام برایش فراهم نیست.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مالی دقت بسیار بالایی دارند و دید بسیار وسیعی به ما برای بررسی وضعیت مالی و اداری شرکت و سازمان میدهند.
با دسترسی بسیار راحتتر و کاربردی تر که تمامی بخش های سازمان را بهم مرتبط میسازند و مدیریت میتواند بر تمامی بخش های اداره نظارت ویژه و بالایی داشته باشد حتی زمانی که خودش در سازمان حضور ندارد، در سفر است و یا به دلیل بیماری نمیتواند در شرکت حضور یابد. اگر میخواهید اطلاعات بیشتری در زمینه ی نرم افزارهای مالی و اداری داشته باشید خواندن این مقاله میتواند کمک بسیاری به شما بکند.
